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인사서류 구비 자영업자나 회사에서 직원을 고용하는 경우에는 해당직원의 인사서류를 갖추어 놓아야 한다. 필자는 회계사무소를 개업하기전에 기업에서 인사와 자금을 담당하고 있었는데, 어느날 불시의 이민국 감사을 받게 되었다. Chief Officer가 전직원의 인사서류를 가져오라고 요청했고, 회사입구등 여기저기에서는 50여명의 이민국직원들이 출근하는 직원들을 움직이지 못하게 하고는 개별심문을 하기 시작했다. 2명은 추방을 당했고, 1명은 이민국을 상대로 이의제기를 하는 사태로 결론이 났으며, 고용주에게 부과되는 일인당 만파운드의 과태료는 면제되었다. 면제사유는 인사서류가 아주 완벽하게 갖추어져 있었기 때문이었다. 고용관련 일부 불법적인 요소가 있다하더라도 전체적인 인사시스템이 신뢰할 만한 경우에는 관용이 주어질 수도 있음을 보여준다. A. 우선 아래 서류들를 채용시마다 또는 근무중에라도 최초입사시 받지 않은 경우 직원개개인으로부터 받는다. B. 인사관련 모든 서류는 confidential informations이므로 director, 인사담당직원 외에는 노출이 되지 않도록 잘 보관하셔야 합니다. C. 받아야 할 서류목록 1. CURICULUM VITAE (영문이력서 - 한글도 상관없음) 2. PASSPORT 사본 (겉표지+사진있는 부분 + 비자부분) 3. VISA STATUS 증빙 (여권에 스탬프가 찍혀 있는 경우는 여권, 여권에 비자스탬프가 없는 경우는 여권과 비자관련 Home Office letter) 4. NI NUMBER (번호가 표시된 서류 -eg P45 / P46 / P60 / Letter from HMRC) 5. PERSONNEL FORM (소정양식) 6.ABSENCE FORM (소정양식) 7. EMPLOYMENT CONTRACT (제일 중요한 서류임) 각 서류에 들어가야 할 내용과 개인별인사서류에 향후 발생할 때마다 갖추어 놓으셔야 할 서류들은 아래와 같습니다. D. CURICULUM VITAE E. PERSONNEL FORM F. ABSENCE DETAILS G. RECORDS OF MEETINGS H.DETAILS OF ANY WORK PERFORMANCE APPRAISAL I. DETAILS OF ANY DISCIPLINARY ACTION J. DETAILS OF ANY ACCIDENTS any accidents connected with work, including on way to and from work. Certain accidents must be reported to relevant authorities for health and safety purposes, but it is a good idea to record any level of accident including the administration of first aid. K. DETAILS OF TRAINING L. DETAILS OF TERMINATION OF EMPLOYMENT 아래 내용은 인사서류를 왜 구비해야하는지 설명하는 안내문입니다. Personnel data and record keeping All organisations, however large or small, need to keep certain records, some because the law requires them, and some for internal purposes. Also accurate personnel records will help the organisation in many ways - increasing the efficiency of recruitment, training and development, and promotion. They can also provide the raw data to monitor equal opportunities issues and the legal requirements placed on all organisations. Keeping records of individual skills and competencies should help the organisation pinpoint any particular opportunities to improve skills to match requirements. For instance, if the organisation needs staff with market research skills, then scrutiny of records of current staff competencies may well show that there are staff available who have some previous market research experience or educational background and can be readily trained to fill the new vacancies. 필자의 회계법인에서는 인사서류준비에 필요한 소정의 양식들은 무료로 제공해 드리고 있으며, 필요한 경우 방문해서 인사시스템을 셋업해드리고 있습니다. 최무룡 회계사 +44(0)7976 790 996 choi@organicaccountancy.com www.organicaccountancy.com
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