서류보관 (RECORDS KEEPING)

서류보관 (RECORDS KEEPING)

개인사업자나 기업은 비지니스와 관련하여 생성되는 산더미같은 서류뭉치을 어떻게 처리해야 할지 늘 고민을 하게된다. 기업이나 사업에서 일반적으로 서류를 보관하게되는 영역과 관련주무부처를 대별해 보면, 

기업등록페업 - Companies House

세금/자금 - HMRC

인사 - UK Border Agency, HMRC, HSE, Council

개인사업자 또는 비상장법인 경영중에 발생되는 모든 서류는 반드시 위 세 분류중 한곳에 집적되며, 기업이나 사업특성에 따라 한두개 정도의 영역이 추가될 수 있다 . 기업운영에서 중요한 '사업장 안전 및 근로자 보건' (Health and Safety)항목는 물론 인사업무에 포함된다.

자영업자(self-employed)와 회사로 구분해서 국세청(HMRC)에서 요구하는 보관해야 할 서류와 보관기간을 살펴보면,

개인사업자(Sole trader)와 동업자(Partnership)!

서류보관을 요하는 영역

◦  판매 및 수입 (all sales and income)

◦   비용 (all business expenses)

◦   부가세 (VAT records) – 부가세대상인 경우

◦ 근로소득원천징수 (PAYE records) – 직원을 고용한 경우

◦ 개인소득 (personal income)

보관해야 하는 서류

◦  판매용제품 및 재고자산 구입영수증 (all receipts for goods and stock)

◦은행거래내역표, 수표책 (bank statements, chequebook stubs)

◦  판매인보이스, 판매계산목록표 및 은행입금증 (sales invoices, till rolls and bank slips)

보관해야하는 기간 - 5년

회사 (limited or plc)

회사인 경우에는 보관해야 할 서류의 종류가 자영업자에 비해 상대적으로 많이 증가하게 되며 처리해야 할 행정업무 또한 배가된다 (이 점이 법인전환시의 단점으로 지목되곤 한다). 

또한 회사인 경우 회계관련 서류보관이 이루어지지 않을 경우 벌금 £3,000과 회사 director의 자격박탈이 부과될 수도 있다.

Records about the company

You must keep details of;

◦ directors, shareholders and company secretaries

◦ the results of any shareholder votes and resolutions

◦ promises for the company to repay loans at a specific date in the

future (‘debentures’) and who they must be paid back to

◦ promises the company makes for payments if something goes wrong and it’s the

 company’s fault (‘indemnities’)

◦ transactions when someone buys shares in the company

◦ loans or mortgages secured against the company’s assets

Accounting records

You must keep accounting records that include;

◦ all money received and spent by the company

◦ details of assets owned by the company

◦ debts the company owes or is owed

◦ stock the company owns at the end of the financial year

◦ the stocktakings you used to work out the stock figure

◦ all goods bought and sold

◦ who you bought and sold them to and from (unless you run a retail business)

Company tax return records

This includes records of all money:

◦ spent by the company, eg receipts, petty cash books, orders and delivery notes

◦ received by the company, eg invoices, contracts, sales books and till rolls

◦ other relevant documents, eg bank statements and correspondence.

보관해야하는 기간 - 6년

필자의 회계법인에서는 요청시 자영업자나 회사의 서류분류와 화일철 서비스를 제공하고 있다.

최무룡 회계사

+44(0)7976 790 996

choi@organicaccountancy.com

www.organicaccountancy.com